【サンプルあり】プロジェクト体制図の書き方

この記事では、経理システムの刷新プロジェクトにおけるプロジェクト体制図（サンプル）を掲載しています。

プロジェクト体制図とは

プロジェクト体制図とは、プロジェクトチームの構成やメンバー間の関係性、役割分担を視覚的に示した図のことを指します。この図を用いることで、プロジェクトメンバー各自の役割や責任範囲が明確になり、誰がどのような業務を担当しているのかが一目で分かるようになります。プロジェクトの進行に伴い、新たなメンバーの参加や役割の変更があった場合にも、体制図を更新することで最新のプロジェクト体制を共有することができます。

プロジェクト体制図には、プロジェクトマネージャー、プロジェクトリーダー、チームメンバーなど、プロジェクトに関わる全員の名前と役職、そしてそれぞれがどのように関連しているかを示す線や矢印が含まれます。また、プロジェクトの成功を左右する重要な意思決定者やステークホルダーも表示されることがあります。これにより、プロジェクトチーム内外のコミュニケーションがスムーズになり、効率的なプロジェクト運営を支援します。

プロジェクト体制図の目的

プロジェクト体制図を作成する際、その根底にある目的を理解することは極めて重要です。この図は、プロジェクトの進行を円滑にし、問題の発生を防ぐための道標となります。主に、プロジェクトの全体像を把握しやすくすることで、チームメンバーが自分の役割と他者の役割を明確に認識できるようになります。さらに、誰がどのような責任を持っているのかを示すことで、コミュニケーションの効率化を図ることが可能です。

プロジェクト全体像の可視化

プロジェクト全体像の可視化は、プロジェクト体制図の目的の中でも特に重要な部分を占めます。プロジェクトにおいて、全体の構造を理解することは、メンバー全員が同じ方向を向いて努力するための基盤となります。この可視化により、プロジェクトの規模感、関係者間の連携ポイント、さらには問題発生時のエスカレーションの流れまで、一望できるようになります。

具体的には、プロジェクトの目標達成に必要な役割やタスクが明確になり、各メンバーの担当領域が視覚的に把握しやすくなります。この透明性が、チーム内の認識の齟齬を防ぎ、効率的なコミュニケーションを促進します。

役割の明確化

プロジェクトの成功には、関係者全員の役割を明確にすることが不可欠です。役割が明確であれば、メンバー間のコミュニケーションも円滑になります。誰が何を担当しているのかが一目でわかる状態を作り出すことで、不明点や問題が生じた際の相談先が明確になり、迅速な解決につながります。

指揮命令系統の明確化

プロジェクト体制図における「指揮命令系統の明確化」は、プロジェクトの成功に不可欠な要素です。この部分では、誰が誰に対して指示を出し、報告を受けるのかをクリアにすることが目的とされます。明確な指揮命令系統は、プロジェクト内のコミュニケーションをスムーズにし、コミュニケーションロスや誤解を防ぐことができます。

指揮命令系統の明確化は、責任と権限を明確にし、プロジェクト全体の効率化と成果の最大化を目指します。それは、単に誰が上司で誰が部下かを示すだけでなく、プロジェクトの成功に向けたチームワークを築くための基盤となります。

新規メンバーのオンボーディング

新規メンバーのオンボーディングは、プロジェクトチームにとって極めて重要なプロセスです。チームに新しく参加するメンバーがスムーズに業務に取り組めるようにするため、適切な準備と対応が求められます。この段階で最も重要なのは、新規メンバーがプロジェクトの目標、役割、期待される成果を明確に理解することです。そのために、プロジェクト体制図は非常に役立ちます。

プロジェクト体制図を用いて、新規メンバーにチーム内の構造、各メンバーの責任範囲、そしてそれぞれがどのように連携しているかを説明します。この視覚的なツールは、プロジェクトの全体像を素早く把握するのに役立ち、新規メンバーが自身の役割を理解し、チームの一員としてどのように貢献できるかを明確にします。

このようなステップを踏むことで、新規メンバーはプロジェクトチームの一員として迅速に機能し始め、個人の成長とともにプロジェクト全体の成功に貢献できるようになります。オンボーディングは、単に情報を伝えるだけでなく、新規メンバーがチームの文化に溶け込み、長期的な関係を築くための基盤を作るプロセスです。

モチベーションの向上

モチベーションの向上は、プロジェクトを成功へと導く重要な要素の一つです。プロジェクト体制図を活用することで、メンバー各自がプロジェクト内での自身の位置づけや役割を明確に理解することが可能となります。これにより、個々の責任感が高まり、プロジェクトに対する積極的な姿勢が養われます。

プロジェクト体制図（サンプル）

ここでは、経理システムの刷新プロジェクトにおけるプロジェクト体制図を掲載します。

• 発注側経理システムを刷新するユーザー企業
• 受注側経理システムをアドオン開発するシステム会社（SIer）

下の画像をクリックすると、プロジェクト体制図が拡大表示されます。

プロジェクト体制図を作成するポイント

プロジェクト体制図を作成する際には、いくつかの重要なポイントを押さえることが成功の鍵となります。

1. プロジェクト関係者をすべて洗い出す
2. 発注側と受注側双方の体制を含める
3. ステアリングコミッティを含める
4. 曖昧な表現は避け、役割を明確にする
5. 指揮命令系統を一本化する
6. 最新の情報にアップデートする

プロジェクト関係者をすべて洗い出す

プロジェクト体制図の作成過程において、最初の重要なステップはすべての関係者を洗い出すことから始まります。この工程では、プロジェクトの成功に不可欠なすべての人物を明確に特定し、その関わり方を把握する必要があります。

まず、プロジェクトの主要なステークホルダーを特定します。これには、プロジェクトの発注側からプロジェクトオーナー、プロジェクトマネージャー、そして直接的な作業を行うチームメンバーなどが含まれます。さらに、受注側からは、システム会社（SIerなど）のエンジニアの他、プロジェクトに影響を及ぼす可能性のある外部の利害関係者も考慮に入れる必要があります。

これらの関係者を特定した後、それぞれの役割を把握することが重要です。例えば、プロジェクトの目標達成に向けて、誰が意思決定権を持ち、誰が具体的な作業を実施するのか、という点を明らかにします。

このプロセスを通じて、プロジェクト関係者をすべて洗い出し、それぞれの役割と責任を明確にすることで、プロジェクトの成功率を高めることができます。重要なのは、プロジェクトに関わる全ての人々が自身の役割を理解し、プロジェクト目標達成に向けて協力していくことです。

発注側と受注側双方の体制を含める

プロジェクト体制図を作成する際、発注側（ユーザー企業）と受注側（システム会社）双方の体制を適切に反映させることは、プロジェクトの成功において非常に重要です。この両者が持つ独自の役割と責任を明確にし、それを体制図上で分かりやすく表現することで、プロジェクトの透明性が高まり、各メンバーが自身の役割に対する理解を深めることができます。

発注側、つまりユーザー企業においては、プロジェクトオーナー、プロジェクト責任者、プロジェクトマネージャー、プロジェクトリーダー、そしてPMOなど、さまざまな役割が存在します。これらの役割は、プロジェクトの方針決定、仕様策定、進捗管理など、プロジェクト遂行に必要な活動を担います。特にプロジェクトオーナーは、最終的な意思決定を行う重要なポジションであり、プロジェクトの方向性を定めるキーパーソンです。

一方、受注側であるシステム会社には、プロジェクトオーナー、プロジェクト責任者、プロジェクトマネージャー、プロジェクトリーダー、PMO、そして営業責任者や担当営業など、プロジェクトの提案から開発、納品に至るまでの全工程を支える役割があります。受注側のプロジェクトオーナーは、事業の観点からプロジェクトを見ており、発注側のニーズに応える形でプロジェクトが進行するように指導します。また、開発を主導するプロジェクトマネージャーやリーダーは、技術面での問題解決やチームのマネジメントを行い、品質と納期の両立を図ります。

これらの役割をプロジェクト体制図に正確に描き出すことで、発注側と受注側双方の責任範囲が明らかになり、お互いの期待値を合わせることが可能になります。さらに、プロジェクトにおける指示系統や連絡ラインも明確になるため、効率的なコミュニケーションが促進され、問題が発生した際の迅速な対応が可能となります。

ステアリングコミッティを含める

ステアリングコミッティとは、プロジェクトや組織において、主要な意思決定を行う役割を持つ上級管理者のグループのことです。このコミッティは、プロジェクトの目標達成や戦略的方向性を決定し、重要な課題に対する方針を策定します。具体的には、プロジェクトの進行状況の監視、リスク管理、資源配分の調整などを行い、プロジェクトが計画通りに、かつ効率的に進むよう指導・支援します。

ステアリングコミッティは、プロジェクトの成功に不可欠な役割を果たすため、そのメンバーは通常、組織の中で高い決定権を持つ人物から選ばれます。

曖昧な表現は避け、役割を明確にする

プロジェクト体制図を作成する際、「曖昧な表現は避け、役割を明確にする」ことが非常に重要です。プロジェクトの成功は、チームメンバー各自が自分の責務を理解し、それに沿って行動することによって大きく左右されます。そのため、役割を曖昧にしておくと、重要なタスクが見落とされたり、誰が責任を持つべきかの混乱が生じる可能性があります。

役割を明確にすることは、メンバー間のコミュニケーションをスムーズにし、モチベーションの向上にも繋がります。自分の責任範囲が明確であれば、仕事に対する責任感が増し、チーム全体の生産性の向上に貢献します。逆に、役割が不明確だと、仕事の重複や無駄な手間が生じることがあり、プロジェクト全体の進行に悪影響を及ぼすことがあります。

指揮命令系統を一本化する

プロジェクトの成功には、効率的なコミュニケーションと迅速な意思決定が不可欠です。そのためには、指揮命令系統を一本化することが重要です。このプロセスでは、プロジェクト内での決定権と指揮の流れを明確にし、誰が最終的な決断を下すのかをはっきりさせる必要があります。

指揮命令系統を一本化することで、プロジェクトメンバーは自分たちの役割と責任を正確に理解し、どのような状況で誰に報告し、誰から指示を受けるのかを把握できます。これは、プロジェクト内での情報の流れをスムーズにし、不必要な混乱や誤解を防ぐのに役立ちます。

さらに、一本化された指揮命令系統は、プロジェクトの進捗を追跡しやすくするだけでなく、リスクや問題が発生した際の迅速な対応を可能にします。問題が生じた場合、一本化された系統を通じて迅速に上位の管理者に報告し、効果的な解決策を迅速に導き出すことができます。

最新の情報にアップデートする

プロジェクト体制図を常に最新の情報に保つことは、プロジェクトの成功に欠かせません。なぜなら、プロジェクトは動的なものであり、メンバーの変更、役割の変動、課題やリスクの発生など、多くの変化が日々生じるからです。